i-Kfz Stufe 1 bis 4: was heute digital geht, für Privatleute und für Unternehmen

Was i-Kfz ist

i-Kfz steht für die internetbasierte Fahrzeugzulassung. Rechtsgrundlage ist die Fahrzeug-Zulassungsverordnung (FZV), vor allem ihre Vorschriften über internetbasierte Zulassungsverfahren ab § 18. Die Anträge laufen über das Portal der zuständigen Zulassungsbehörde oder, für Großkunden, über die zentrale Großkundenschnittstelle beim Kraftfahrt-Bundesamt (KBA). Entschieden wird weiterhin von der Zulassungsbehörde, nicht vom KBA.

Damit das ohne Behördengang funktioniert, tragen Zulassungsbescheinigungen und Stempelplaketten verdeckte Sicherheitscodes. Sie ersetzen online die Vorlage der Papiere und Kennzeichen.

Die vier Stufen im Überblick

Die Daten nennt das KBA in seinen Mindestsicherheitsanforderungen an die internetbasierte Fahrzeugzulassung. Nach dessen Worten kann seit Stufe 3 der komplette Lebenszyklus eines Fahrzeugs, von der Neuzulassung bis zur Außerbetriebsetzung, internetbasiert abgewickelt werden. Stufe 4 hat zum Ziel, diese Fälle zu automatisieren und sie auch für juristische Personen zu öffnen.

Was Stufe 4 im Alltag ändert

Mit Stufe 4 hat sich vor allem die Entscheidung geändert. Seit dem 1. September 2023 prüft das Portal den Antrag maschinell und entscheidet automatisiert, wenn alle Voraussetzungen vorliegen (§ 19 FZV). Findet die Prüfung Fehler, dürfen die Angaben bis zu dreimal berichtigt werden (§ 20 Abs. 4 FZV). Scheitert die maschinelle Prüfung ganz, geht der Antrag an die Sachbearbeitung der Behörde.

Nach der automatisierten Zulassung laden Sie laut Bundesverkehrsministerium einen vorläufigen Zulassungsnachweis herunter, bringen ihn sichtbar am Fahrzeug an und dürfen damit fahren, bis die Plaketten per Post ankommen, längstens 14 Tage (§ 31 FZV). Zulassungsbescheinigung und Plaketten kommen per Post. Wichtig: Den Nachweis müssen Sie innerhalb von 30 Minuten herunterladen.

Was Privatleute brauchen

Privatpersonen stellen den Antrag im Portal ihrer zuständigen Zulassungsbehörde. Nach § 20 Abs. 2 FZV identifizieren sie sich mit einem Bürgerkonto, mit der Online-Ausweisfunktion (Personalausweis, eID-Karte, elektronischer Aufenthaltstitel) oder mit einem anderen notifizierten elektronischen Identifizierungsmittel. Je nach Vorgang brauchen sie außerdem:

• die freigelegten Sicherheitscodes von Zulassungsbescheinigung Teil I, Teil II und Stempelplaketten,
• die Nummer der elektronischen Versicherungsbestätigung (eVB),
• Daten für das SEPA-Lastschriftmandat zur Kfz-Steuer,
• ein Zahlungsmittel für die Gebühren und einen Drucker für den vorläufigen Nachweis.

Was für Unternehmen gilt

Für Firmen, Behörden und Vereinigungen gibt es seit Stufe 4 zwei digitale Wege.

Portal mit Organisationskonto

Unternehmen identifizieren sich im Portal der Behörde mit einem Organisationskonto (§ 20 Abs. 3 FZV), in der Praxis dem Unternehmenskonto mit ELSTER-Zertifikat. Das passt für gelegentliche Vorgänge auf die eigene Firma. Jeder Antrag wird einzeln im Portal der jeweils zuständigen Behörde gestellt.

Großkundenschnittstelle des KBA

Die GKS nimmt Anträge auf Erst-, Tages- und Wiederzulassung, Halter- oder Wohnsitzwechsel und Außerbetriebsetzung bundesweit an einer Stelle entgegen (§ 33 FZV). Registrieren kann sich eine juristische Person des Privatrechts, die regelmäßig mehr als 500 solcher Anträge im Jahr stellt (§ 34 FZV). Das KBA unterscheidet Flottenbetreiber, die nur für sich zulassen, und Dienstleister wie Autohäuser und Zulassungsdienste, die auch für Dritte zulassen. Die Registrierung kostet eine einmalige Gebühr nach der Gebührenordnung (GebOSt), die aktuelle Höhe nennt das KBA; angebunden wird eine vom KBA abgenommene Software.

Wichtig für kleinere Betriebe: Ein registrierter Großkunde meldet bei der Registrierung auch seine Vertragspartner an, die in seinem Namen Anträge stellen (§ 34 Abs. 3 Nr. 4 FZV). So nutzen Sie die Schnittstelle, ohne eigene KBA-Registrierung.

Was Stufe 4 für Sachbearbeiter bedeutet

Für die tägliche Arbeit in Autohaus, Zulassungsdienst oder Fuhrpark heißt das vor allem: Vollständigkeit vor dem Absenden. Der Antrag wird maschinell geprüft, und jede Lücke führt zu einer Rückmeldung statt zu einer Rückfrage am Schalter.

• Unterlagen digital bereithalten: Sicherheitscodes, eVB-Nummer, SEPA-Daten und bei Anträgen für Dritte die qualifiziert unterschriebene Vollmacht.
• Kennzeichen planen: Großkunden verpflichten sich, stets ausreichend Kennzeichen bei der Zulassungsbehörde zu reservieren und nur diese zu nutzen (§ 34 Abs. 4 FZV), soweit die Behörde kein anderes Verfahren vorsieht.
• Nachprüfung einplanen: Eine automatisierte Entscheidung steht einen Monat unter dem Vorbehalt der Nachprüfung durch die Behörde (§ 23 Abs. 3 FZV). Saubere Daten sind deshalb auch nach dem Bescheid wichtig.
• Rückfälle kennen: Kann das Portal nicht maschinell entscheiden, bearbeitet die Behörde den Antrag selbst. Dann gilt der schriftliche Bescheid, nicht der vorläufige Nachweis.

Was geht und wo die Grenzen liegen

Welche Behörde in welchem Umfang automatisiert entscheidet, unterscheidet sich. Einen Überblick gibt unser Zulassungsbehörden-Check.

Häufige Fragen