Vollmacht zur Kfz-Zulassung: Vorlage, Pflichtinhalte und gültige Unterschrift

Wann Sie eine Vollmacht brauchen

Grundsätzlich stellt der Halter den Antrag selbst. Übernimmt das ein anderer, etwa das Autohaus beim Neuwagen, der Zulassungsdienst im Auftrag eines Händlers oder der Fuhrparkverwalter für eine Tochtergesellschaft, handelt er als Bevollmächtigter. Dafür braucht er eine Vollmacht des Halters.

Zwei Wege sind zu unterscheiden:

• Vor Ort bei der Zulassungsbehörde: Hier genügt in der Regel eine schriftliche, eigenhändig unterschriebene Vollmacht. Welche Nachweise die Behörde zusätzlich verlangt, etwa eine Kopie des Ausweises des Halters, legt jede Behörde selbst fest. Fragen Sie im Zweifel vorher nach.
• Digital über die Großkundenschnittstelle (GKS) des KBA: Stellt ein registrierter Großkunde einen Antrag für einen Dritten als Halter, ist nach § 37 Abs. 4 FZV eine Vollmacht nach Anlage 12 zu übermitteln. Ausgenommen ist nur die Außerbetriebsetzung.

Was eine Zulassungsvollmacht enthalten muss

Für die digitale Zulassung ist der Inhalt nicht frei. Anlage 12 der FZV enthält das Muster: Abschnitt A für natürliche Personen, Abschnitt B für juristische Personen, Behörden, Vereinigungen und beruflich Selbstständige. Für den Schalter ist das Muster nicht vorgeschrieben, als Gliederung taugt es trotzdem.

Die Einwilligungen ersetzen nach dem Wortlaut der Anlage nicht die nach der Datenschutz-Grundverordnung nötigen Erklärungen. Das KBA verlangt bei Zulassungen auf eine natürliche Person zusätzlich eine Einwilligungserklärung nach DSGVO und, außer bei steuerbefreiten Fahrzeugen, das SEPA-Mandat für die Kfz-Steuer.

Vorlage: Mustertext zur Zulassungsvollmacht

Der folgende Mustertext ist eine neutrale Vorlage für eine Vollmacht auf Papier, wie sie am Schalter der Zulassungsbehörde üblich ist. Kopieren Sie ihn, füllen Sie die Felder aus und lassen Sie den Vollmachtgeber eigenhändig unterschreiben.

VOLLMACHT ZUR FAHRZEUGZULASSUNG

Vollmachtgeber (Halter)
Name, Vorname bzw. Firma: ____________________
Anschrift: ____________________
Geburtsdatum (bei Privatpersonen): ____________________
Bei Firmen vertreten durch (Name, Funktion): ____________________

Bevollmächtigter
Name bzw. Firma: ____________________
Anschrift: ____________________

Hiermit bevollmächtige ich den Bevollmächtigten, für mich bei der zuständigen Zulassungsbehörde folgenden Vorgang zu beantragen, die dafür nötigen Erklärungen abzugeben und die Unterlagen entgegenzunehmen:

[ ] Neuzulassung
[ ] Umschreibung
[ ] Wiederzulassung
[ ] Halteränderung (neue Anschrift)
[ ] Außerbetriebsetzung
[ ] Sonstiges: ____________________

Fahrzeug
Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN): ____________________
Amtliches Kennzeichen (falls vorhanden): ____________________

Ort, Datum: ____________________

Unterschrift Vollmachtgeber: ____________________
(bei Firmen: vertretungsberechtigte Person, ggf. mit Firmenstempel)

Papier oder digital: zwei Formen, nicht austauschbar

Eine Papiervollmacht mit Unterschrift gilt am Schalter. Für die Großkundenschnittstelle ist sie wertlos, auch als Scan. Dort muss die Vollmacht eine maschinenlesbare PDF sein: mit Formularfeldern, deren Namen das KBA festlegt, und mit einer qualifizierten Signatur oder einem qualifizierten Siegel. Das Prüfmodul des KBA liest die Felder aus und gleicht sie mit dem Antrag ab. Die Angaben zum Vollmachtgeber müssen mit dem Halter im Antrag genau übereinstimmen. Weichen sie ab, kann der Antrag abgebrochen werden.

Umgekehrt gilt dasselbe: Scheitert ein digitaler Antrag und wird er als Papierantrag bei der Behörde gestellt, lässt sich die qualifiziert signierte Vollmacht dort nicht verwenden. Der Halter muss dann eine Vollmacht auf Papier unterschreiben. So beschreibt es das KBA gegenüber Großkunden.

Warum ein Klick nicht genügt: die qualifizierte elektronische Signatur

Bei der digitalen Zulassung entscheidet die Behörde automatisiert. Damit der Antrag rechtmäßig ist, braucht es einen Ersatz für die eigenhändige Unterschrift. Das ist nach den Vorgaben des KBA die qualifizierte elektronische Signatur (QES), bei Firmen alternativ das qualifizierte elektronische Siegel. Beide regelt die europäische eIDAS-Verordnung; die qualifizierte Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Eine QES stellt nur ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter aus. Vorher stellt er die Identität der unterschreibenden Person fest, vor Ort oder aus der Ferne, zum Beispiel per Ausweis und Smartphone. Welche Anbieter qualifiziert sind, steht in der Vertrauensliste der EU.

Wer unterschreiben muss

• Privatperson als Halter: Der Halter selbst. Ist er minderjährig, unterschreibt der gesetzliche Vertreter; die Anlage 12 sieht dafür eigene Felder vor.
• Firma als Halter: Die Vollmacht trägt ein qualifiziertes elektronisches Siegel der Firma. Stattdessen kann eine vertretungsberechtigte Person, etwa der Geschäftsführer, qualifiziert signieren, wenn ein qualifizierter Vertrauensdienst ihre Vertretungsberechtigung geprüft hat; der Antrag vermerkt das dann (§ 38 Abs. 3 FZV).
• Vereinigung: Eine vertretungsberechtigte Person wird in der Vollmacht namentlich genannt.

Bei Firmen lohnt Sorgfalt beim Namen: Schreiben Sie ihn genau so wie im Register, samt Rechtsform. Den Wirtschaftszweig verlangt Abschnitt B als Pflichtangabe.

Dauervollmacht: was der Begriff bedeutet

Die Dauervollmacht ist Option 3 in Abschnitt B der Anlage 12. Sie steht also nur Firmen, Behörden, Vereinigungen und beruflich Selbstständigen offen, nicht Privatpersonen. Die Anlage legt fest:

• Sie deckt alle Vorgänge nach der FZV für den Vollmachtgeber ab, einschließlich Zulassung, Tageszulassung, Wiederzulassung sowie Halter- oder Adressänderung. Eine Fahrzeugliste entfällt.
• Sie gilt höchstens ein Jahr ab Unterzeichnung und ist jederzeit widerrufbar.
• Sie muss jedem einzelnen Antrag beigefügt werden.

Typisch ist sie für Flotten und Leasinggesellschaften, die einen Dienstleister dauerhaft mit ihren Zu- und Abgängen beauftragen. Nach Ablauf deckt sie keinen Antrag mehr; planen Sie die Verlängerung rechtzeitig ein.

Abmeldung: ohne Vollmacht-Signatur

Für die Außerbetriebsetzung ist keine Vollmacht nötig. Online weist der Antragsteller mit den freigelegten Sicherheitscodes der Zulassungsbescheinigung Teil I und der Stempelplaketten nach, dass er Papiere und Kennzeichen in der Hand hat. Auf die Identifizierung des Antragstellers wird dann verzichtet (§ 24 Abs. 4 FZV). Über die GKS darf ein Antrag auf Außerbetriebsetzung nach den Vorgaben des KBA gar keinen Bevollmächtigten enthalten.

Auch am Schalter ist es einfach: Wer alle nötigen Unterlagen und die Kennzeichen vorlegt, gilt nach § 16 Abs. 1 FZV als vom Halter bevollmächtigt.

Häufige Fehler, die zur Ablehnung führen

• Abweichende Halterdaten: Anderer Vorname, fehlender zweiter Name, andere Schreibweise der Straße. Das Prüfmodul vergleicht streng.
• Zustellung passt nicht: Die Angaben zur Zustellung in Vollmacht und Antrag müssen übereinstimmen.
• Mehr als eine Option: Einzel-, Mehrfach- und Dauervollmacht schließen sich aus.
• Abgelaufene Dauervollmacht: Nach spätestens einem Jahr ist eine neue nötig.
• Fehlende Einwilligung zur Datenbereitstellung: Wer die Daten der Zulassungsbescheinigungen elektronisch erhalten will, braucht das optionale Kreuz. Nachträglich lässt es sich nicht setzen.
• Papier statt QES: Ein Scan ist keine qualifizierte Signatur.

Häufige Fragen