KBA-Großkunde werden: Registrierung für die Großkundenschnittstelle

Zugang zur Großkundenschnittstelle

Wer sich registrieren darf

Nach § 34 Abs. 1 FZV ist eine juristische Person des Privatrechts als Großkunde zu registrieren, wenn sie jährlich regelmäßig mehr als 500 Anträge auf Erst-, Tages- oder Wiederzulassung, Halter- oder Wohnsitzwechsel oder Außerbetriebsetzung stellt (§ 33 Abs. 1 FZV). Die FZV spricht von Erstzulassung, beim KBA heißt der Vorgang Neuzulassung. Verfahrensanbieter, die im Auftrag einer Zulassungsbehörde beteiligt sind, dürfen sich nicht registrieren. Jedes Unternehmen registriert sich nur einmal.

Das KBA unterscheidet Flottenbetreiber, die nur auf sich selbst zulassen, und Dienstleister, die auch für Dritte Anträge stellen. Diese Absicht geben Sie schon im Antrag an.

Was im Antrag steht

Sie beantragen die Registrierung elektronisch beim KBA und identifizieren sich dabei mit einem Organisationskonto nach dem Onlinezugangsgesetz, in der Praxis einem Unternehmenskonto mit ELSTER-Organisationszertifikat. Für Unternehmen mit Sitz im Ausland ohne Zugang dazu gibt es ein gesondertes Verfahren (§ 34 Abs. 2 FZV). Anzugeben sind nach § 34 Abs. 3 FZV:

• Name und Anschrift des Unternehmens, gegebenenfalls eine abweichende Rechnungsanschrift,
• mindestens zwei natürliche Personen als Kontaktpersonen mit Anschrift, E-Mail und Telefon,
• Name und Anschrift sämtlicher Vertragspartner, die in Ihrem Namen Anträge stellen,
• die geschätzte Zahl der Anträge im Jahr,
• ob Sie auch als Bevollmächtigter für Dritte Anträge stellen wollen.

Das KBA prüft die Angaben maschinell. Die technischen Voraussetzungen bestätigen Sie in einem Probelauf nach seinen Vorgaben. Liegt alles vor, wird automatisiert entschieden; der Bescheid ist elektronisch gesiegelt, liegt im Postfach Ihres Nutzerkontos und steht unter Widerrufsvorbehalt (§ 34 Abs. 5 und 6 FZV).

Wozu Sie sich verpflichten

Mit dem Antrag verpflichten Sie sich nach § 34 Abs. 4 FZV unter anderem,

• die Anforderungen des KBA an den Zugang zur Großkundenschnittstelle und seine weiteren Standards einzuhalten, auch wenn Sie einen Dienstleister beauftragen,
• ein aktives Nutzerkonto zu führen und dessen Stammdaten aktuell zu halten,
• Gebührenbescheide von Zulassungsbehörde und KBA unverzüglich zu begleichen,
• stets genug Kennzeichen bei der Zulassungsbehörde zu reservieren und nur diese zu nutzen, soweit kein anderes Verfahren besteht,
• Änderungen Ihrer Angaben, auch bei den Vertragspartnern, unverzüglich anzuzeigen,
• die Daten aus der Registrierung nicht an Dritte weiterzugeben,
• für die Zuverlässigkeit Ihrer Vertragspartner einzustehen und für deren Verschulden wie für eigenes zu haften.

Aus den Standards des KBA kommen weitere Pflichten dazu, etwa Sicherheitsvorfälle zu melden, ein Datenschutzkonzept vorzuhalten und die Unterlagen zu jedem Antrag zwei Jahre aufzubewahren.

Außerdem bestätigen Sie, dass für die Vertretungsberechtigten und Kontaktpersonen keine Eintragungen wegen Wirtschaftsstraftaten im Bundeszentralregister bestehen. Mehr als 100 Anträge an einem Tag bei derselben Zulassungsbehörde stimmen Sie vorher mit der Behörde ab (§ 37 Abs. 5 FZV). Im Einzelfall kann die Grenze niedriger liegen.

Zu den Anforderungen gehört eine Protokollierung: Jede Übermittlung wird mit der handelnden Person festgehalten. In unserer Software gilt: Protokolle nach den Fristen der KBA-Standards (SDÜ), bei uns 185 Tage. Unterlagen zum Antrag (Vollmacht, Vertretungsnachweis, Einwilligung) bewahren Sie zwei Jahre auf, auch als Vertragspartner. Eine über uns unterschriebene Vollmacht speichern wir zusätzlich; das signierte PDF liegt im Dashboard.

Zugangsdaten und Zertifikat

Das Zertifikat laden Sie in der Registrierungsanwendung des KBA hoch. Angenommen hat sie im September 2026 ein Zertifikat nach X.509 Version 3 mit höchstens 364 Tagen Laufzeit, als Base64-kodierte Datei mit der Endung .cer. Ein Zertifikat der Version 1 und dieselbe Datei in DER-Kodierung wurden abgewiesen. Unser Dashboard erzeugt Schlüsselpaar und Zertifikat in genau dieser Form.

Abgenommene Software anbinden

Anträge nimmt die Großkundenschnittstelle nur von einer Software an, die das KBA abgenommen hat, und nur für die Vorgangsarten, die zu dieser Abnahme gehören. Einen anderen Vorgang weist sie mit dem Hinweis ab, er sei nicht Bestandteil der Software-Abnahme.

Die Software tragen Sie in der Registrierungsanwendung als Ihr Verfahren ein, mit der Hauptversion, die sie im Nachrichtenkopf sendet. Wählen Sie dort nur die Software aus, die Sie tatsächlich nutzen. Welche Vorgangsarten unsere Software umfasst und seit wann, steht auf der Seite KBA-Abnahme.

Ohne eigene Registrierung: als Vertragspartner

Stellen Sie nicht mehr als 500 Anträge im Jahr oder wollen Sie den Aufwand nicht tragen, nutzen Sie die Registrierung eines anderen Großkunden. Er meldet Sie beim KBA als Vertragspartner an; das KBA vergibt Ihnen eine Vertragspartnernummer, und jeder Ihrer Anträge nennt sie. Die Meldung ist Pflicht, bevor Sie übermitteln. Wie das im Einzelnen läuft, erklärt der Ratgeber KoPa-Schlüssel und Vertragspartner.

Häufige Fragen